บันทึกประชุม Discord ตาม PDPA ต้องแจ้งอะไรบ้าง

เสียงและสิ่งที่พูดในที่ประชุมเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ทีมจึงควรแจ้งให้ทุกคนรู้ล่วงหน้าว่ามีการบันทึก บันทึกไปทำอะไร เก็บนานแค่ไหน ใครเข้าถึงได้ และจะไม่ให้บันทึกได้อย่างไร

บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย หากทีมมีข้อมูลอ่อนไหวหรือมีข้อสงสัย ควรปรึกษานักกฎหมาย

ใครรับผิดชอบอะไร

เมื่อเซิร์ฟเวอร์ตัดสินใจบันทึกการประชุม เซิร์ฟเวอร์ (ผู้ดูแลที่เพิ่มบอทและตั้งค่า) เป็นผู้ควบคุมข้อมูลของเนื้อหาการประชุม ส่วน Renga เป็นผู้ประมวลผลตามคำสั่งของเซิร์ฟเวอร์ รายละเอียดอยู่ในนโยบายความเป็นส่วนตัว

สิ่งที่ควรแจ้งสมาชิก

ก่อนเริ่มใช้ ควรแจ้งในเซิร์ฟเวอร์ว่า

มีการบันทึกเสียงการประชุม และสรุปด้วย AI
ใช้เพื่ออะไร เช่น จดข้อตัดสินใจและงานที่ต้องทำ
ข้อมูลถูกส่งไปประมวลผลในต่างประเทศ (OpenAI ในสหรัฐอเมริกา)
ใครเห็นสรุปและบทถอดเสียงได้บ้าง
เก็บนานแค่ไหน
ไม่ให้บันทึกเสียงตัวเองได้อย่างไร

ตัวอย่างข้อความที่นำไปปรับใช้ได้

ทีมเราบันทึกการประชุมบางครั้งใน Discord ด้วยบอท Renga เพื่อจดข้อตัดสินใจและงานที่ต้องทำ เสียงถูกส่งไปถอดเสียงและสรุปโดย OpenAI ในสหรัฐอเมริกา สรุปจะโพสต์ใน forum ที่สมาชิกเห็น ถ้าไม่ต้องการให้บันทึกเสียงของคุณ ใช้คำสั่ง /privacy opt-out ได้ทุกเมื่อ

สิ่งที่ Renga ทำให้

โพสต์ประกาศทุกครั้งที่เริ่มบันทึก และแท็กคนที่เข้าห้องทีหลัง
/privacy opt-out หยุดบันทึกเสียงของคนนั้น และลบเสียงที่บันทึกไปแล้วในการประชุมนั้น
ลบไฟล์เสียงอัตโนมัติหลัง 7, 30 หรือ 90 วันตามแพ็กเกจ
ลบทั้งการประชุมได้ด้วย /record delete
/record start private:true ส่งสรุปทาง DM ถึงผู้เข้าร่วมเท่านั้น
/settings recorder-role จำกัดคนที่เริ่มบันทึกได้

สิ่งที่ทีมต้องทำเอง

แจ้งสมาชิกล่วงหน้าตามหัวข้อด้านบน
ไม่บันทึกคนที่ไม่ยินยอม และไม่ปิดบังประกาศของบอท
ตอบคำขอของสมาชิกเกี่ยวกับเนื้อหาการประชุม เช่น ขอให้ลบ
ระวังการประชุมที่มีข้อมูลอ่อนไหว เช่น สุขภาพ หรือมีผู้เยาว์ร่วมด้วย

เริ่มจากเริ่มต้นใช้งาน หรือดูคำสั่งทั้งหมด